Organizzare un evento non è un compito così semplice come potrebbe sembrare, altrimenti non esisterebbero agenzie professionali da ingaggiare per svolgere questo compito. Procedere da soli può rivelarsi un’impresa piuttosto ardua per la quale occorrerà precisione, organizzazione e capacità di gestire lo stress. Ecco perché abbiamo pensato che questo breve memorandum potrà esserti di aiuto ad arrivare alla data dell’evento con un’organizzazione perfetta. Prima di lanciarti in questo duro ruolo, tuttavia, ti consigliamo di valutare anche l’ingaggio di un’agenzia di organizzazione eventi Roma o dintorni perché di questi tempi è importante pianificare bene l’aspetto della sicurezza. Nel caso in cui volessi procedere per conto tuo, invece, ecco ciò che non dovrebbe mai mancare.
1. Il progetto e lo stile
Prima di qualsiasi azione o pianificazione occorre una riflessione, preferibilmente da mettere nero su bianco, che preveda lo stile dell’evento, gli obiettivi e come questo dovrà svolgersi. Esistono tante tipologie di eventi, pubblici e privati. In particolare un evento può essere una festa privata, una serata aziendale, una convention, una fiera ma anche un concerto o una celebrazione sportiva. A prescindere dal tipo di evento dovrai prevedere prima di agire date, format, stile comunicativo e tutto ciò che lo caratterizzerà come originale e ben pianificato.
2. Le risorse e il budget
La pianificazione deve prevedere anche una quantificazione di risorse e budget. Tra le risorse figurano i partner, i fornitori, lo staff e tutto ciò che gravita nell’ambito del “cosa serve” mentre il budget, come immagini, è il tetto di spesa massimo di cui disponi e che dovrai distribuire sapientemente. Risorse e budget sono fondamentali per far sì che l’evento non si traduca in passività e che, soprattutto nel caso in cui questo sia a pagamento, tu debba rimetterci di tasca tua. Pianificare questi due aspetti, quindi, è di fondamentale importanza. Non sottovalutarli mai.
3. La sicurezza e i controlli
Per far sì che tutto l’evento si svolga senza problemi o intoppi dovrai anche mettere la sicurezza al primo posto. Di questi tempi le norme di comportamento per la pianificazione degli eventi richiedono una scelta accorta della location ed il controllo del flusso di persone presenti. Dovrai quindi pensare sia all’igiene e alla sanificazione degli ambienti che a predisporre personale di controllo per registrare le persone presenti, controllare la temperatura e assicurare sempre il corretto utilizzo della mascherina.
4. I gadget e le forniture
Affinché un evento sia ben pianificato in ogni dettaglio occorre anche scegliere ottimi fornitori, richiedendo per tempo preventivi e proposte. Muoversi in anticipo è importante anche perché un ritardo dell’invio dei materiali per l’evento come locandine, volantini, segnaletica o gadget è un fatto molto problematico e che non può essere risolto all’ultimo minuto.
5. Il feedback e i miglioramenti
Una volta che l’evento sarà terminato sarà importante analizzare le performance con strumenti di feedback e valutazione che potranno esserti di aiuto in futuro, per l’organizzazione di un prossimo evento. Quindi assicurati di verificare le opinioni di presenti, ospiti, staff e relatori perché al miglioramento non c’è mai limite.